જિલ્લા કલેક્ટર ડી. એસ. ગઢવીના અધ્યક્ષસ્થાને ‘બિપોરજોય’ વાવાઝોડાની સંભાવનાને ધ્યાને લઇ સાવચેતીના ભાગરૂપે બેઠક યોજાઈ હતી. આ બેઠકમાં કલેક્ટરે આગામી 13 તારીખ સુધી જિલ્લામાં ભારે પવન અને વરસાદની શક્યતાઓ રહેલી હોઈ તમામ અધિકારીઓને સાવચેત રહેવા, હેડકવાટર ન છોડવા તેમજ ગ્રામ્ય વિસ્તારમાં લોકોને કોઈ તકલીફ ન પડે તે જોવા તાકીદ કરી હતી. તેમજ કલેક્ટરે સંબંધિત અધિકારીઓને જોખમી વૃક્ષો તેમજ નમી ગયેલા વૃક્ષોની ડાળીઓ ઉતારી લેવા સૂચના આપી હતી. નીચાણવાળા વિસ્તારોમાં પાણી ના ભરાય તે માટે કાંસની વ્યવસ્થિત સફાઈ કરવા ઉપરાંત લોકો આપત્તિના સમયે ઘર બહાર ના નિકળે, વૃક્ષો નીચે કે વીજળીના થાંભલાની આસપાસ ના ઉભા રહે તે જોવાનું સંબંધિત અધિકારીઓને સુચવ્યું હતું.
ઉપરાંત જિલ્લા કલેક્ટરે બેઠકમાં આપત્તિ સમયે માનવ જીવનને નુકસાન ન થાય અને જો કોઈ નુકસાન થાય તો તાત્કાલિક ધોરણે સર્વે હાથ ધરી સહાયની રકમ ચૂકવવા સુચના આપી. ખંભાત અને તારાપુર તાલુકાના દરિયા કિનારાના ગામો તેમજ બોરસદ અને આંકલાવના નદી કાંઠાના ગામોમાં ખાસ તકેદારી રાખવા જણાવ્યું હતું. ત્યારે આ બેઠકમાં જિલ્લા વિકાસ અધિકારી મિલિન્દ બાપના, જિલ્લા પોલીસ અધિક્ષક પ્રવિણ કુમાર, પ્રાંત અધિકારી, નાયબ કલેકટર, મામલતદાર, માર્ગ મકાન વિભાગના કાર્યપાલક ઇજનેર તેમજ MGVCL ના અધિકારી ઉપસ્થિત રહ્યા હતા. જ્યારે તાલુકા કક્ષાએથી પ્રાંત અધિકારીઓ-મામલતદારો અને તાલુકા વિકાસ અધિકારીઓ વિડિઓ કોન્ફરન્સના માધ્યમથી જોડાયા હતા.
